¿ QUE HACER SI SE PIERDE LA ESCRITURA DE UNA CASA ?

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Ante el extravío o pérdida de la escritura de una casa (propiedad inmueble), la solicitud de un  segundo testimonio o copia puede ser efectuada al Archivo de Actuaciones o Protocolos Notariales respectivo, a través del mismo escribano autorizante del acto, directamente por el particular, o por vía judicial.


Nociones previas.

La escritura original de una casa es el título de propiedad donde queda plasmada la adquisición del dominio de un determinado bien inmueble. Ante su pérdida, es habitual que se generen preocupaciones e inquietudes. 

El inconveniente, puede ser resuelto por distintas vías según se explica a continuación.

¿ Que hago si perdí la escritura de mi casa ?

En caso de pérdida o extravío de la escritura pública referida a una propiedad inmueble, debe tramitarse una segunda copia también llamada “segundo testimonio” de la misma, conforme se explica en los puntos siguientes del presente artículo.

¿ Donde se solicita el segundo testimonio de la escritura ?

La copia de la escritura, se requiere al Archivo de Actuaciones Notariales del Colegio de Escribanos de la Provincia de Buenos Aires o al Archivo de Protocolos Notariales de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires (Capital Federal) según sea que el escribano que confeccionó la escritura se encuentre inscripto en el Colegio de Escribanos de la Provincia de Buenos Aires o en el de la Ciudad de Buenos Aires, resaltando que este tipo de archivos, se ocupan de la guarda, conservación y custodia los Protocolos (serie ordenada de escrituras matrices y otros documentos que un notario o escribano autoriza y custodia con ciertas formalidades) y Libros de Requerimiento de los escribanos.

El trámite se gestiona:

🖋 Ante el escribano que autorizó la escritura extraviada (los notarios bonaerenses, solo tienen la obligación de conservar los protocolos correspondientes a los últimos 5 años);

🖋 Directamente al Archivo de Actuaciones o Protocolos Notariales correspondiente, por toda persona que sea parte en la escritura extraviada o que demuestre un interés legítimo en la expedición de la copia del instrumento;

🖋 Por vía judicial, cuando así se ordene en un juicio relacionado con el inmueble cuya escritura se ha perdido, por ejemplo, en el marco de un proceso o juicio de sucesión.

¿ Cuales son los Requisitos para el pedido por particulares (Provincia de Buenos Aires) ?

Todo pedido de segundas o ulteriores copias realizado por particulares deberá hacerse mediante un formulario que se encuentra disponible en la página web del Colegio de Escribanos de la Provincia de Buenos Aires (www.colescba.org.ar).

Una vez completado el formulario, el mismo deberá imprimirse y la firma deberá certificarse ante notario (escribano público).

Los requisitos a tener en cuenta para completar el formulario son:

  • Grado de expedición de la copia requerida (segunda, tercera, etc.);
  • Datos del o los solicitantes: nombre y apellido, tipo y número de documento, clave de identificación fiscal (CUIL-CUIT), fecha de nacimiento y domicilio;
  • Invocación del carácter y del interés legítimo en virtud del cual se solicita la expedición (titular de dominio, heredero, representante, etc.);
  • Datos de la escritura: número de registro notarial, partido del registro, nombre del escribano autorizante, fecha de la escritura, su número y el folio en que se asentó, el nombre de todas o alguna de las partes intervinientes, y la naturaleza del acto;
  • Especificación del bien sobre cuya copia se requiere la expedición. En caso de ser bienes registrables, deberán indicarse los datos de inscripción;
  • Causa por la cual se realiza el pedido (extravío, robo u otro hecho que implique la destrucción o inutilización definitiva del primer testimonio o de los ulteriores);
  • Autorización expresa a determinada persona a diligenciar el trámite y a retirarlo;
  • En caso de corresponder, se deberá indicar el nombre de la persona autorizada para la confección de la minuta de inscripción;
  • Toda solicitud deberá presentarse con firma del interesado, certificada por escribano público. En caso de que el escribano certificante sea de extraña jurisdicción, su firma deberá estar debidamente legalizada. Asimismo, si la solicitud fuera hecha con nota certificada en el exterior, la misma deberá estar debidamente traducida y legalizada, y se deberá designar un escribano interviniente en la Republica Argentina;
  • Cuando el requirente no fuere parte en la escritura cuya copia se solicita, deberá probar el interés legítimo invocado, por certificación notarial o mediante documentación indubitable;
  • Si el requirente actúa en carácter de apoderado o representante, en la certificación notarial se deberá dejar constancia de los datos del instrumento utilizado y de las facultades suficientes para el acto. Con relación a este supuesto, se deberán detallar los siguientes datos: Poder: fecha, folio, escribano autorizante, registro y partido. En caso de sustitución de poder, los datos de ambos poderes. Apoderado: nombre y apellido, nacionalidad, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, domicilio, estado civil y clave de identificación fiscal.
  • Se deberá adjuntar informe de dominio vigente en original que acredite titularidad;
  • La solicitud de segunda o ulterior copia deberá ingresarse en el Colegio de Escribanos;
  • Para el ingreso del trámite, el autorizado deberá presentar documento nacional de identidad, en original
    y copia.

¿ Cuales son los Requisitos para el pedido por vía judicial (Provincia de Buenos Aires)?

Todo pedido de segundas o ulteriores copias requerido judicialmente, deberá hacerse por oficio judicial, el cual, deberá contener los siguientes requisitos:

  • Lugar y fecha;
  • Indicación precisa de a quién va dirigido;
  • Indicación del proceso: autos, juzgado, secretaría interviniente, domicilio y código postal;
  • Transcripción de la resolución judicial que ordena la expedición de la segunda copia con firma del juez;
  • Explicación del objeto del oficio si no surge de la resolución que lo ordena;
  • Datos que indiquen el nombre del escribano autorizante y/o número de registro y partido, fecha de la escritura, su número y el folio en que se asentó, el nombre de todas o alguna de las partes intervinientes y la naturaleza del acto;
  • Especificación del bien sobre cuya copia se requiere la expedición. En caso de ser bienes registrables, deben indicarse los datos de inscripción y la naturaleza del acto;
  • Autorización expresa a determinada persona a diligenciar el trámite;
  • Firma y sello;
  • En caso de ser un oficio de extraña jurisdicción, el mismo deberá cumplimentar los requisitos de la ley 22.172;
  • La solicitud de segunda o ulterior copia deberá ingresarse en el Colegio de Escribanos;
  • Para el ingreso del trámite, el autorizado deberá presentar documento nacional de identidad
    en original y copia.

¿ Cuales son los Requisitos para el pedido por particulares (Ciudad de Buenos Aires) ?

Todo pedido de copias y testimonios de escrituras, deberá hacerse por nota dirigida al Director del Archivo de Protocolos Notariales de la Ciudad de Buenos Aires (Adolfo Alsina 2280, Ciudad Autónoma de Buenos Aires) y la misma deberá contener:

  • Determinación exacta de los datos de la escritura cuya copia (testimonio) se solicita (fecha, escribano autorizante, número de registro notarial, folio o número de escritura);
  • Invocación del interés legítimo en virtud del cual se solicita (heredero, propietario, presidente, administrador de consorcio, mandante, etc.);
  • Poderes: La expedición de segundas o ulteriores copias de escrituras de poder sólo es procedente a requerimiento del poderdante, excepto cuando éste lo hubiese autorizado expresamente a solicitar segundas o ulteriores copias en la misma escritura o por otro instrumento fehaciente. El apoderado puede solicitarlo cuando corresponda expedir primera copia o cuando sea poder especial irrevocable;
  • Especificación del tipo legal del acto instrumentado (compraventa, contrato social, etc.);
  • Como principio general, no se exigirá la expresión de motivos de la solicitud pero sí se lo hará en casos particulares (solicitud de copia por el vendedor, escrituras antecedentes, etc.);
  • Autorización opcional a determinada persona a realizar el trámite y a retirarlo, sin la cual, solamente el requirente podrán hacerlo. El autorizado deberá presentarse con documento de identidad;
  • Toda presentación deberá ser firmada por el interesado, y su firma certificada notarialmente;
  • Cuando el requirente no fuere parte en la escritura cuya copia se solicita, deberá acreditar el interés legítimo invocado, por certificación notarial o mediante documentación fehaciente, salvo que dicho interés surgiera de la propia escritura;
  • Escrituras con obligaciones pendientes se deberá acreditar el cumplimiento de dichas obligaciones, su extinción o conformidad expresa del acreedor para la expedición. Tales circunstancias se acreditarán con copia autenticada notarial o judicialmente de los instrumentos que lo acrediten, certificado notarial o nota con certificación de firma notarial del acreedor en la cual exprese su conformidad para la expedición o autorización judicial.
  • Autorización expresa opcional a determinada persona para firmar minutas y/o realizar los  trámites de inscripción, a los efectos de facilitar la posterior inscripción en el Registro de la Propiedad Inmueble;
  • Para las escrituras de actos de última voluntad se deberá acreditar en forma fehaciente el fallecimiento del testador;
  • Siendo el escribano certificante de extraña jurisdicción, su firma deberá estar debidamente legalizada;
  • El Archivo legaliza solamente la documentación expedida por el Área. De ser necesaria la legalización deberá comunicarlo expresamente al momento de ingresar el trámite.

¿ Cuales son los Requisitos para el pedido por vía judicial (Ciudad de Buenos Aires)?

Cuando las copias sean requeridas judicialmente, el oficio respectivo deberá contener los datos de la escritura, a saber: la fecha exacta, el escribano y/o número de su registro, las partes, naturaleza jurídica del acto, descripción del bien, y cuantos más datos se puedan aportar para la individualización inequívoca.

Cuando corresponda por la ubicación del inmueble o el juzgado actuante, la documentación se expedirá con legalización.

¿ Que hacer si no se conocen los datos de la escritura cuya segundo testimonio se requiere ?

Es posible que usted no sepa el origen del título de propiedad, no recuerde el Escribano interviniente, la fecha de la escritura, o el juzgado y carátula en casos de adquisiciones de dominio por vía judicial. En estos supuestos, pueden solicitarse distintos informes catastrales o registrales (índice de titularidad o un informe de dominio, etc.), antes los organismos respectivos, a efectos de indagar los datos del Escribano, jurisdicción y fecha en que se otorgó la escritura o los datos del juzgado y carátula del expediente en caso adquisición judicial.

¿ El segundo testimonio obtenido debe inscribirse en el Registro de la Propiedad Inmueble ?

Si. Luego de obtenido el segundo testimonio, éste deberá ser inscripto en el Registro de la Propiedad Inmueble de la Provincia de Buenos Aires, a efectos de poner su existencia en conocimiento de terceros. 

Se aclara que, el testimonio anterior, queda sin efecto con la expedición e inscripción del obtenido en último término.

¿ Puede iniciarse un juicio de sucesión si no se cuenta con la escritura de un inmueble heredado ?

Si. En caso de tener que iniciar un juicio de sucesión donde el acervo hereditario este compuesto por alguna propiedad inmueble respecto de la cual se haya perdido el titulo respectivo -adquisición por escritura publica-, el proceso tramitara normalmente, con la salvedad que habrá que denunciar la situación ante el juez interviniente y solicitarle que, ordene librar un oficio judicial al Archivo de Actuaciones o Protocolos Notariales del Colegio de Escribanos respectivo, a efectos de que se expida una segunda o ulterior copia “testimonio” de la escritura extraviada y, una vez obtenida misma, debe peticionarse al magistrado actuante que ordene la inscripción ante el Registro de la Propiedad Inmueble correspondiente de la copia obtenida.

Recuérdese que contar con el titulo de propiedad respectivo, es requisito indispensable para poder efectuar la venta de una propiedad inmueble en sucesión.

¿ Que hacer si el título extraviado era de origen judicial, por ejemplo, un testimonio de Declaratoria de Herederos, Aprobación Judicial de Testamento, Subasta Judicial, etc. ?

En los supuestos donde el dominio del inmueble se haya adquirido a través de un acto judicial, por ejemplo, Declaratoria de herederos o Aprobación judicial de Testamento (para los casos en que pueda interpretarse que esos actos constituyen un título válido), Subasta judicial, Usucapión, etc., el pedido de segunda copia debe efectuarse con patrocinio de un abogado directamente ante el juzgado que intervino en el proceso respectivo.

Responsable del artículo: Dr. Lucas Matías Vilaplana, ABOGADO, DIPLOMADO EN DERECHO INMOBILIARIO, Matriculado activo en el Colegio de Abogados del Departamento Judicial de San Isidro desde el año 2001 y en el Colegio Público de Abogados de la Capital Federal desde el año 2002. Asistencia legal en Derecho Inmobiliario y Sucesorio desde el año 2001.

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